Agent Administratif - Commune de Manosque H/F - 04

MISSION GENERALE:

Assurer le secrétariat (traitement de l'ensemble des documents administratifs) au sein du secteur "Administration Générale" du service Technique, et assister le responsable de secteur dans la gestion budgétaire de premier niveau.

MISSIONS PRINCIPALES

Gestion secrétariat :
- Accueil physique et téléphonique de pôle technique
- Support des services du pôle technique pour la réalisation de toutes les tâches de secrétariat
- Assurer la gestion et l'affectation des courrier entrants (Air Courrier), et la gestion des arrêtés et décision (AIRS DELIB)
- Rédaction, frappe, mise en forme, intégration dans le logiciel de dématérialisation (sous les différents logiciels) et suivi de l'ensemble des documents administratifs des services du pôle technique
- Suivi des visas et mises en signature des documents du pôle technique (envoi par mail ou parapheurs) et relance si nécessaire auprès des élus
- Gestion fournitures de bureau du pôle technique et du fonctionnement des photocopieurs/scans/fax du pôle (gestion du papier, des cartouches, des demandes d'interventions du prestataires)
- Suivi des plannings d'occupation des salles de réunion et affichages (procédures internes)

Gestion budgétaire :
- Instruire les demandes d'engagements de dépenses (contrôle des éléments de la demande, saisie des bons de commande sous les logiciels financiers et de dématérialisation)
- Saisir les bons de commande et les différents éléments sous le logiciel AIRS et assurer le suivi jusqu'à l'envoi au fournisseur en contrôlant les demandes d'engagement de dépenses pour valider la conformité
- Créer les comptes fournisseurs, procéder aux demandes de transfert de crédits nécessaires
- Assurer le suivi et le traitement des engagements des factures du service AST, des relances fournisseurs, la gestion des avoirs,...)
- Assurer l'archivage numérique

MISSIONS COMPLEMENTAIRES

Appui aux différentes tâches AT, adressage
Assurer la suppléance de l'agent en charge des AT et de l'adressage en son absence