Secrétariat Accueil - Mds Laragne H/F - Département des Hautes Alpes

Le Département des Hautes-Alpes regroupe aujourd'hui plus d'un millier d'agents territoriaux au service du département et de ses citoyens. Il recrute régulièrement des collaboratrices et collaborateurs pour améliorer la qualité du service rendu aux Haut-Alpins.

Le Département des Hautes-Alpes recherche un(e) Secrétaire accueil au sein de la MDS de Laragne.

Pour l'ensemble des missions exercé en Agence Territoriale
Accueil téléphonique et physique du public : généraliste, spécifique et dans le cadre de l'Accueil Social Inconditionnel de Proximité
- Écoute, information, orientation, de 1er niveau ;
- Conseil et assistance aux usagers ;
- Prise de messages et rendez-vous ;
- Gestion du courrier « arrivée et départ » ;
- Remplacements ponctuels possibles au sein de l'équipe de secrétariat de la Maison Des Solidarités ou de l'Agence Territoriale ;
- En fonction des besoins, aide à la complétude des dossiers administratifs.

Secrétariat en Maison Des Solidarités et en Agence Territoriale
- Gestion administrative des dossiers papiers et informatisés des usagers ;
- Prise de notes, mise en forme des rapports dans le respect de la charte graphique.

Gestion administrative d'une ou plusieurs thématiques spécifiques (Enfance, Autonomie, Insertion, vulnérabilité)
- Saisir dans SOLIS et participer aux évolutions du logiciel métier ;
- Participer à l'organisation des différentes instances ;
- Gérer un tableau de bord, les échéanciers, les statistiques et l'archivage des documents validés notamment dans le cadre du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Contribution à la formation des professionnels
- Accueil et accompagnement des stagiaires.

Participation au groupe de travail des secrétaires
- Harmonisation des procédures ;
- Gestion des relations avec le public.

Permis de conduire : B

Diplômes et formations exigés : Baccalauréat professionnel ou général ou niveau
Spécialisation ou expérience en secrétariat

Formation aux premiers secours souhaitées (SST, GQS, PSC...)

Bureautique : Niveau Requis :Maîtrisé
Pack OFFICE / Internet / Outlook / intranet
Capacité à se former sur de nouveaux logiciels informatiques

Application métier :
Solis / I-parapheur

Détails :
Bonne connaissance des procédures des dispositifs et de l'organisation de l'institution ;
Rigueur et sens de la méthode ;
Grande discrétion ;
Esprit d'initiative ;
Disponibilité horaire ;
Aptitude et intérêt aux relations humaines, qualité d'écoute et de contact, sens des relations notamment avec les publics en difficultés ;
Capacité de travail en équipe.

Accueil de public / Secrétariat
EC20667

• Outlook
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Prise de note