Les missions du poste
- Accueil physique et téléphonique des usagers et correspondants des services, gestion du standard- Réception, traitement et diffusion de l'information- Secrétariat courant- Archivage- Pré-Instruction de déclarations préalables de travaux, de permis de construire, de Certificat d'Urbanisme Opérationnels, et instruction des certificats d'urbanisme d'information. Relations avec la Communauté de Communes Provence Verdon.- Traitement des demandes d'urbanisme des tiers : études notariales, bureaux d'étude, géomètres, réseau ENEDIS...- Gestion du standard : Réception des appels, prise des messages, orientation du public et des appels vers les différents services, primo renseignements.- Réception, traitement et diffusion de l'information : Transmission aux services, envoi et réception du courrier, diffusion de l'information en général- Travaux de bureautique : Saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, ...), tri, classement, archivage, gestion agenda de l'adjoint au Maire chargé de l'urbanisme...- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs : (Urbanisme, attestation accueil étrangers, recensement des classes,...)
Le profil recherché
- Connaissance de l'environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale- Connaissance du traitement des dossiers récurrents - Connaissance de base dans le domaine de l'urbanisme...- Maîtrise de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)- Maitrise des outils informatiques et bureautiques (JVS serait un plus)- Maitrise des techniques de recherches documentairesSavoir-Faire / Savoir-Etre : - Savoir travailler en équipe- Savoir s'organiser et gérer les priorités- Savoir traiter les demandes, filtrer et orienter les correspondants- Savoir prendre des notes- Savoir s'adapter à différents interlocuteurs- Accueillir le public avec amabilité- Gérer les situations de stress- Respecter la confidentialité - Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique
Compétences requises
- Gestion de l'emploi du temps
- Orthographe
- Grammaire
- Rigueur et méthode
- Traitement du courrier