Assistant de Direction des Services Techniques - Commune de Greoux les Bains H/F - Communes

L'assistant ou l'assistante de direction apporte une assistance à la directrice des services techniques en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers.

Missions :
Organisation de la vie professionnelle du service
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du service
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Rédaction et mise en forme de documents administratifs
- Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents administratifs (arrêté, compte-rendu, note, procès-verbal, courrier...)
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et respecter les règles d'archivage des dossiers
Suivi des projets et activités du service
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Renseigner des tableaux de suivi administratif et budgétaire des activités du service

Accueil téléphonique et physique
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Organisation et planification des réunions
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre
- Transmettre des documents en respectant les procédures, les délais, les règles de confidentialité
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes-rendus
- Organiser la logistique des réunions (réservation de salles, mise à disposition du matériel, préparation des outils de visioconférence...)

Activités spécifiques :
- Recherche et diffusion d'informations
- Gestion du courrier du cadre
- Participation aux activités de veille documentaire et réglementaire

Conditions particulières d'exercice :
- Travail en bureau
- Planning 37h00 / semaine
- Disponibilité
- Relations quotidiennes avec les élus, les techniciens et avec les autres services

Savoirs généraux :
- Organisation de la collectivité
- Contexte et enjeux de la collectivité
- Notions de comptabilité analytique et de suivi budgétaire
- Missions du service
- Fonctionnement et rôle des autres collectivités et des partenaires de la structure
- Notions en finances publiques locales

Savoirs socioprofessionnels :
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Règles de l'expression orale
- Règles rédactionnelles
- Fonctionnement de l'internet
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Standard téléphonique
- Techniques de secrétariat
- Rédaction d'écrits professionnels divers (arrêté dans le domaine technique, compte-rendu, note, procès-verbal, courrier...)

Qualités requises :
- Expérience confirmée sur un poste similaire en collectivité
- Adapter et organiser son travail en fonction des différentes échéances et situations
- Rédactionnelles
- Discrétion / Confidentialité
- Travail en équipe
- Compétences requises excel et word
- Reporting

• Comptabilité analytique
• Gestion de l'emploi du temps
• Reporting
• Travail en équipe
• Suivi des opérations
• Excel
• Compte-rendu
• Word
• Contrôle du budget
• Permanence téléphonique